Aviso de privacidad

Este aviso explica cómo se tratan los datos personales cuando visita el sitio web de FlexCademy o utiliza la plataforma FlexCademy. Cubre a visitantes, propietarios y personal de academias, entrenadores, estudiantes y sus padres o tutores, solicitantes, usuarios de cuentas, compradores, pagadores y personas que se ponen en contacto con nosotros o con una academia.

Una academia puede proporcionar información de privacidad adicional para el procesamiento que determine. Este aviso no sustituye el aviso propio de una academia. Proporciona información sobre protección de datos, no altera ningún contrato y no limita los derechos o recursos disponibles según la legislación aplicable.

1. Quién es el responsable y cómo contactarnos

FlexCademy es operado por:

La academia normalmente determina por qué y cómo se utilizan los datos de estudiantes, tutores, entrenadores, solicitudes, lecciones, asistencia, facturas, productos y comunicaciones de la academia. Para ese procesamiento, la academia es normalmente el responsable del tratamiento y Alpine Ledger GmbH proporciona la plataforma como encargado del tratamiento. La identidad y los datos de contacto de la academia se muestran en sus páginas, formularios o comunicaciones.

Alpine Ledger GmbH procesa datos para su propio sitio web, solicitudes de acceso de propietarios, administración de cuentas y seguridad de la plataforma, soporte, prevención de abusos y registros legales o de administración de servicios. En la medida en que Alpine Ledger GmbH determine estos fines en lugar de actuar según las instrucciones de una academia, es el responsable del tratamiento. Los roles pueden diferir para pagos, integraciones de terceros y actividades configuradas con una academia. Cada parte sigue siendo responsable del procesamiento y las salvaguardias que realmente determine o controle; estas descripciones de roles no transfieren ni excluyen la responsabilidad impuesta por la ley. Contacte con la academia para el procesamiento controlado por la academia. También puede escribirnos si no está seguro de a quién contactar.

2. Datos que tratamos y su origen

Las categorías dependen de las funciones que utilice:

• Datos de identidad, cuenta y contacto: nombre, correo electrónico, número de teléfono, dirección postal, idioma, inicio de sesión y estado de la cuenta.
• Datos de estudiantes, familiares y academia: fecha de nacimiento, género, nivel, perfiles familiares vinculados, membresía de la academia y, cuando la academia lo requiera, información de seguridad social/AHV y Jugend+Sport.
• Solicitudes y operaciones de entrenamiento: disponibilidad y preferencias, ubicaciones, grupos, campamentos, horarios, asistencia y ausencias, invitados, entrenadores sustitutos, notas, respuestas a formularios personalizados e información de exclusión.
• Datos de entrenadores y personal: información de perfil y licencia, fotografía, disponibilidad, tarifas y compensación, dirección, IBAN e información de seguridad social/AHV.
• Datos de facturación, pago y compra: estado de factura y pago, importes, referencias, reembolsos, descuentos y créditos, detalles del comprador y del asistente, dirección de envío y datos de cumplimiento. La incorporación de pagos y Connect también puede implicar que Stripe reciba el método de pago, la cuenta bancaria, la empresa, el representante, la identidad y los documentos de verificación.
• Comunicaciones y archivos: consultas, mensajes de soporte, correos electrónicos y boletines de la academia, eventos de entrega/rebote/queja y eventos históricos de apertura/clic, imágenes y documentos cargados, y archivos generados para descargas autorizadas.
• Datos técnicos y de actividad: dirección IP, información de solicitud y dispositivo/navegador, datos de sesión y preferencias, eventos de seguridad, registros de servicio, cambios de registro e identificadores de respuesta del proveedor.
• Datos generados o derivados: horarios, saldos, resúmenes de asistencia y pagos, rangos de edad, segmentos de boletines y resultados de agrupamiento asistido por IA.

Recibimos datos de usted; de un padre, tutor o usuario de cuenta vinculado; de propietarios de academias, entrenadores o personal autorizado; de proveedores de pago, correo electrónico y antiabuso; y del uso de la plataforma. Por lo tanto, una academia puede introducir datos sobre usted antes de que cree una cuenta o se comunique con usted a través de FlexCademy.

Los campos marcados como obligatorios son necesarios para el paso de cuenta, solicitud, horario, factura, pago, entrega o verificación correspondiente. Sin ellos, ese paso podría no completarse. Los campos opcionales se identifican mediante el formulario o la academia correspondiente. Por favor, no introduzca información de salud innecesaria u otra información sensible en los campos de texto libre.

3. Por qué se utilizan los datos

• para entregar el sitio web y la plataforma, crear y asegurar cuentas, recordar las opciones de idioma y sesión, y diagnosticar fallos;
• para gestionar solicitudes de acceso de propietarios, consultas y soporte;
• para la inscripción en la academia, cuentas de niños y familias, programación, administración de grupos y campamentos, asistencia, notas de lecciones y registros de la academia;
• para la administración de entrenadores, informes de compensación y operaciones de la academia;
• para preparar facturas, conciliar transferencias, procesar pagos y reembolsos, completar la verificación de cuentas de pago, vender productos o eventos y organizar el cumplimiento;
• para enviar mensajes de cuenta, solicitud, horario, asistencia, factura y otros mensajes de servicio;
• para permitir que una academia envíe boletines, seleccione grupos de destinatarios y revise eventos de entrega o interacción;
• para proporcionar funciones opcionales de traducción, formación de grupos y API configuradas por la academia;
• para prevenir abusos, mantener la seguridad y fiabilidad del servicio, establecer o defender reclamaciones, cumplir con las obligaciones aplicables y mantener registros comerciales apropiados.

4. Bases legales cuando se aplica el RGPD

La ley suiza de protección de datos no utiliza la lista de bases legales del RGPD de la misma manera. Cuando se aplica el RGPD y Alpine Ledger GmbH es el responsable del tratamiento, el procesamiento puede, dependiendo de la actividad, basarse en pasos solicitados antes de celebrar un contrato o en la ejecución de un contrato; el cumplimiento de una obligación legal aplicable; intereses legítimos en operar y asegurar la plataforma, prevenir abusos, proporcionar soporte, administrar el servicio y establecer o defender reclamaciones; o el consentimiento cuando se ofrece una opción genuinamente opcional. El procesamiento de datos de categorías especiales requiere una condición adicional. Contáctenos para conocer la base y, cuando sea relevante, el interés legítimo aplicable a una actividad particular controlada por Alpine Ledger.

La academia es responsable de determinar y establecer las bases, condiciones adicionales y cualquier interés legítimo para las actividades de inscripción, empleo, marketing, niños, asistencia y facturación controladas por la academia. Contacte con la academia para obtener su información específica de actividad. La aceptación de los términos de la academia o el uso de FlexCademy no es, por sí misma, consentimiento para cada uso de datos personales.

5. Niños y datos proporcionados por padres o academias

FlexCademy admite cuentas de estudiantes infantiles. Un padre, tutor o persona autorizada de la academia puede proporcionar la identidad, contacto, fecha de nacimiento, género, nivel, horario, asistencia e información de facturación de un niño y, cuando lo requiera la academia, información de seguridad social/AHV o Jugend+Sport. La academia determina por qué se necesitan estos datos. Las preguntas sobre la relación de inscripción, la autoridad para proporcionar los datos, la información apropiada para la edad y cualquier consentimiento u otra base legal requerida para las actividades de la academia deben dirigirse a esa academia.

Cuando un flujo de inscripción infantil actual de FlexCademy solicita una declaración de autoridad, el adulto que inscribe declara que está autorizado para actuar y que el niño ha recibido, o recibirá, información apropiada para su edad. El personal de la academia puede registrar que la academia recibió esta declaración. FlexCademy registra las versiones del aviso y la declaración, el idioma, la hora y la capacidad del actor. Este registro es solo una atestación: no prueba de forma independiente la tutela u otra autoridad legal, y no se asume ningún umbral universal de edad de consentimiento. La academia debe realizar cualquier evaluación adicional de autoridad o edad requerida para su actividad.

Los padres o tutores deben ponerse en contacto con la academia sobre el registro de un niño e informarle si la información es incorrecta o se proporcionó sin autorización. También pueden ponerse en contacto con Alpine Ledger GmbH para obtener ayuda con el enrutamiento de una solicitud de plataforma.

6. Comunicaciones, segmentación y herramientas automatizadas

Los correos electrónicos de servicio pueden contener información de cuenta, horario, asistencia o facturación. Si una academia utiliza boletines, puede seleccionar destinatarios por criterios como rango de edad, género, nivel, ubicación, estado de solicitud o pago y participación en el entrenamiento. Las nuevas entregas de boletines incluyen un enlace directo de preferencias y la aplicación verifica la supresión a nivel de academia inmediatamente antes del envío. Un adulto que recibe un boletín sobre un perfil infantil puede detener los boletines para ese perfil o todos los boletines de la academia a la dirección del destinatario; esta elección no verifica la tutela. Abrir el enlace por sí solo no produce ningún cambio. La aplicación desactiva el seguimiento de aperturas y clics en enlaces para nuevas entregas de boletines. Los eventos de entrega, rebote y queja, y los eventos históricos de apertura o clics en enlaces pueden permanecer disponibles para la academia. Contacte con la academia remitente sobre su base de marketing o utilice el enlace para oponerse.

Una academia puede iniciar la formación de grupos asistida por IA. Para esta función, OpenAI recibe referencias opacas con alcance de solicitud, edad derivada o rango de edad, género, rango de nivel, disponibilidad necesaria y preferencias de tamaño de grupo para los estudiantes, y referencias opacas de entrenadores y pistas con disponibilidad necesaria. No recibe nombres, fechas de nacimiento, notas, respuestas personalizadas, ni nombres de academias, temporadas y ubicaciones o identificadores de bases de datos en esta solicitud de formación de grupos. La solicitud del proveedor y la respuesta bruta no son almacenadas por FlexCademy; se almacena una propuesta técnicamente validada con referencias locales para su revisión. No puede cambiar las asignaciones hasta que un propietario de academia autorizado la examine y apruebe explícitamente. Las decisiones de rechazo, anulación manual y disputa se registran sin aplicar la propuesta. La traducción asistida por IA es una función separada que puede enviar texto introducido por la academia a OpenAI. Una academia también puede configurar por separado una API externa o un llamador de GPT personalizado para consultar registros seleccionados de la academia.

Google reCAPTCHA utiliza una puntuación de riesgo para aceptar o bloquear ciertas inscripciones y envíos de solicitudes. Si se bloquea un envío, inténtelo de nuevo o póngase en contacto con la academia o Alpine Ledger GmbH correspondiente. Dependiendo de la legislación aplicable y del efecto sobre usted, puede tener derecho a oponerse a la elaboración de perfiles o a solicitar información o revisión humana; consulte la sección 13.

7. Quién recibe los datos

Dependiendo de la función, los datos pueden ponerse a disposición de:

• propietarios de academias autorizados, personal, entrenadores y personal de soporte o administración de Alpine Ledger según sus roles;
• destinatarios configurados por la academia para copias de correo electrónico, informes, pruebas, envíos, banca, contabilidad u otros, y personas que reciben exportaciones autorizadas;
• proveedores de servicios de alojamiento, bases de datos, almacenamiento de archivos, copias de seguridad, registro, seguridad, correo electrónico y activos web necesarios para operar el servicio;
• Postmark para correos electrónicos y eventos de mensajes; Stripe para pagos, reembolsos, incorporación a Connect, verificación de identidad y pagos; OpenAI cuando una academia inicia una función de IA; Google para Analytics consentido y, después de la elección de marketing, funciones configuradas de audiencia de Google Ads, medición de publicidad, remarketing y personalización de anuncios en el sitio web público suizo; y Meta, solo después de la elección de marketing, para la medición de páginas vistas y clientes potenciales confirmados de Meta Pixel, creación de audiencias y remarketing, así como Google reCAPTCHA o un mapa que usted elija cargar;
• proveedores de recursos del navegador cuando se utiliza su función: Stripe.js en una página de pago no pagada, Google reCAPTCHA después de enviar un formulario cubierto, y el proveedor de un mapa configurado por la academia después de que usted elija cargarlo;
• bancos, sistemas de pago, sistemas de correo del destinatario, llamadores de API configurados por la academia y autoridades públicas, tribunales o asesores cuando la divulgación sea requerida o permitida para una obligación o reclamación aplicable.

Los roles de los proveedores y los datos que utilizan para sus propios fines se rigen por el servicio y el acuerdo contractual pertinentes.

8. Divulgaciones en el extranjero

Algunos destinatarios y recursos del navegador operan internacionalmente y pueden procesar datos fuera de Suiza o del país donde usted se encuentre. Dependiendo del proveedor, la configuración de la academia y la infraestructura actual, el procesamiento puede tener lugar en Suiza, la UE/EEE, el Reino Unido, los Estados Unidos u otro país en el que opere el destinatario correspondiente.

Contacte con la academia para las divulgaciones que controle. Para las divulgaciones controladas por Alpine Ledger, envíe un correo electrónico a privacy@flexcademy.ch para obtener información actual sobre el destino e información disponible sobre el mecanismo de transferencia aplicable. Dependiendo del destinatario y la legislación aplicable, esto puede incluir una decisión de adecuación, salvaguardias contractuales de protección de datos o, en casos limitados, una excepción legal.

9. Cookies, almacenamiento local y recursos externos

• La cookie _flexcademy_session soporta el inicio de sesión, la seguridad, los carritos y los formularios de varios pasos, y está configurada para expirar después de 60 días. Los datos de formularios abandonados pueden permanecer en esa sesión hasta que expire o se borre.
• Una cookie de localización recuerda el idioma seleccionado para la sesión del navegador. Una cookie de invitación de entrenador puede permanecer durante 7 días. Una preferencia de ubicación de la academia para propietarios autorizados puede permanecer durante un año.
• Las vistas de propietarios autorizados utilizan el almacenamiento local para el estado del menú y las posiciones de desplazamiento del horario. Estas preferencias no tienen una caducidad automática en la aplicación y se pueden eliminar utilizando los controles del navegador.
• En las páginas públicas del sitio web suizo en www.flexcademy.ch, la etiqueta opcional de Google no se solicita hasta que usted toma una decisión de consentimiento. «Solo necesarias» mantiene el almacenamiento de análisis, el almacenamiento de publicidad, los datos de usuario de anuncios y la personalización de anuncios denegados y no carga esa etiqueta. «Solo análisis» concede el almacenamiento de análisis mientras todas las categorías de publicidad permanecen denegadas. Google Analytics puede entonces establecer o leer identificadores como _ga y recibir la URL de la página, el referente, los datos del navegador/dispositivo, la ubicación aproximada y los eventos de interacción como vistas de página, desplazamientos y clics salientes para la medición y mejora del sitio.
• Solo «Aceptar todo, incluido el marketing» también concede el almacenamiento de publicidad, los datos de usuario de anuncios y la personalización de anuncios, y habilita las señales de Google y las señales de personalización de anuncios. Analytics está incluido en esta elección. Cuando las cuentas relevantes de Google Analytics y Google Ads están configuradas y vinculadas, la actividad recopilada a través de la etiqueta de Google puede entonces soportar la creación de audiencias, la medición de publicidad, el remarketing y los anuncios personalizados. Esta elección también carga Meta Pixel, que puede establecer o leer identificadores de primera parte como _fbp o _fbc y recibir la URL de la página, el referente, los datos del navegador/dispositivo, la ubicación aproximada, las vistas de página y un evento Lead confirmado después de una solicitud de demostración exitosa. No se envían campos de formulario de demostración con ese evento. Elegir marketing permite estas funciones; no significa que cada visitante será colocado en una audiencia o se le mostrará un anuncio.
• Stripe.js se carga directamente en las páginas de pago no pagadas para que el flujo de pago configurado pueda funcionar. Google reCAPTCHA se carga solo después de que se envía un formulario de registro o solicitud cubierto; luego proporciona la puntuación utilizada para aceptar o bloquear ese envío.
• Un mapa externo configurado por la academia no se carga hasta que usted selecciona su botón de carga. El proveedor recibe entonces datos ordinarios de solicitud del navegador. FlexCademy elimina los atributos de carga remota del texto enriquecido de la academia, utiliza activos de presentación locales y marcadores de posición, y no solicita Gravatar.

Su elección necesaria, de análisis o de marketing se almacena como una preferencia versionada en el almacenamiento local sin una caducidad automática y normalmente permanece hasta que la cambie o borre el almacenamiento del navegador. Puede volver a abrir «Configuración de cookies» en el pie de página en cualquier momento. Cambiar de marketing a análisis retira el consentimiento de publicidad, revoca el consentimiento de Meta Pixel y recarga la página sin Meta mientras Analytics continúa; elegir solo lo necesario retira tanto el análisis como el marketing para futuras recopilaciones. El sitio envía señales de consentimiento de Google actualizadas e intenta eliminar las cookies accesibles de Google Analytics, publicidad y Meta como _fbp y _fbc, pero la retirada no elimina retroactivamente los datos ya enviados a Google o Meta. La vida útil de las cookies y la retención de los datos recibidos por Google o Meta dependen de las etiquetas aplicables, la configuración de la propiedad/cuenta y las reglas del servicio; contáctenos para obtener información actual sobre la retención configurada. Las etiquetas opcionales del sitio público no están destinadas a medir registros de academias autenticadas. Los eventos históricos de interacción por correo electrónico y los otros recursos externos descritos anteriormente siguen siendo formas separadas de medición o acceso de terceros. Bloquear el almacenamiento técnicamente necesario puede impedir que funcionen las funciones de inicio de sesión, carrito o formulario.

10. Cuánto tiempo se conservan los datos

La retención la determina el responsable del tratamiento del registro. Para los registros de estudiantes, tutores, entrenadores, solicitudes, lecciones, asistencia, facturación, productos y comunicaciones de la academia controlados por la academia, la academia determina los períodos o criterios, sujetos a sus obligaciones e instrucciones a Alpine Ledger. Para los registros de acceso de propietarios, cuentas, soporte, seguridad y administración de servicios controlados por Alpine Ledger, los criterios incluyen la duración de la solicitud, la cuenta o la relación de servicio; la necesidad de proporcionar o documentar el servicio; investigaciones de seguridad y fallos; disputas, reclamaciones legales y retenciones; obligaciones contables u otras de mantenimiento de registros aplicables; y ciclos de eliminación de proveedores o copias de seguridad.

FlexCademy admite la eliminación o anonimización controlada por aprobación para datos desechables seleccionados, incluidas propuestas de formación de grupos de IA, cargas útiles de eventos de boletines históricos, trabajos en segundo plano fallidos, cargas no adjuntas y datos de contacto de casos de solicitudes de privacidad cerrados. Estas rutinas se ejecutan solo después de que se haya configurado un período y un registro de aprobación y excluyen las retenciones legales coincidentes. Los registros de contabilidad/pago, asistencia/entrenamiento, salvaguardia/niño, versión de auditoría, operativos eliminados suavemente, de registro y de copia de seguridad requieren decisiones de retención separadas y procedimientos revisados. Pregunte a la academia responsable o a Alpine Ledger por el período o los criterios aplicables a una categoría de registro particular.

Eliminar un elemento en la interfaz puede marcarlo como inactivo en lugar de borrarlo inmediatamente. El cierre de la cuenta tampoco borra automáticamente los registros de facturas, asistencia, auditoría, proveedores, registros, copias de seguridad u otros para los que se aplica un motivo de retención continuo. Cuando no queda ningún propósito o motivo de retención, la eliminación o anonimización se evalúa según el proceso y las obligaciones aplicables del responsable del tratamiento. Los archivos exportados por una academia o usuario autorizado son retenidos por ese destinatario fuera de FlexCademy. Pregunte a la academia por sus períodos o criterios actuales, o contáctenos sobre los criterios aplicables a los registros controlados por Alpine Ledger.

11. Seguridad

Alpine Ledger GmbH utiliza medidas técnicas y organizativas destinadas a abordar los riesgos de operar la plataforma, incluida la autenticación de cuentas, el acceso basado en roles en la aplicación y el transporte cifrado en producción. Las academias gestionan sus usuarios, permisos, archivos descargados, destinatarios configurados e información introducida en la plataforma. Esta asignación no limita la responsabilidad de Alpine Ledger por las salvaguardias bajo su control ni la responsabilidad de una academia por las salvaguardias bajo su control. Los proveedores de servicios aplican sus propios controles. Ningún sistema de transmisión o almacenamiento por internet puede eliminar todos los riesgos.

12. Mantener los datos precisos

Mantenga actualizada la información de su cuenta e informe a la academia o a Alpine Ledger GmbH cuando los datos sean inexactos. Si proporciona información sobre otra persona, incluido un niño, asistente, contacto de facturación o representante, debe estar autorizado para hacerlo y debe proporcionar a esa persona la información de privacidad relevante.

13. Sus derechos y solicitudes

Dependiendo de la ley aplicable, el responsable del tratamiento y las circunstancias, puede tener derecho a solicitar acceso, rectificación, supresión, restricción, oposición o portabilidad de datos, a retirar el consentimiento para el procesamiento futuro cuando se utilice el consentimiento, y a recibir información o solicitar la revisión de ciertas decisiones automatizadas. Estos derechos pueden estar sujetos a verificación de identidad, protección de otras personas, deberes legales de retención y otras excepciones legales.

Envíe primero una solicitud sobre los registros de la academia a la academia. Para los datos controlados por Alpine Ledger, o si necesita ayuda para identificar al responsable del tratamiento, utilice el formulario seguro de solicitud de privacidad o envíe un correo electrónico a privacy@flexcademy.ch. El formulario recopila solo información de contacto, tipo de solicitud y enrutamiento, y proporciona la misma confirmación pública para envíos aceptados o repetidos. Indique la academia y la cuenta involucradas y el derecho que desea ejercer, pero no envíe contraseñas, detalles completos de tarjetas de pago o documentos de identidad a través del formulario o correo electrónico ordinario. Nosotros o la academia podemos solicitar información proporcionada y explicar un método seguro apropiado cuando sea necesaria la verificación de identidad o autoridad.

14. Reclamaciones

Póngase en contacto con la academia responsable o con Alpine Ledger GmbH para que se examine el problema. Esto no limita los recursos disponibles según la legislación aplicable. Para obtener información de supervisión suiza, puede consultar al Comisario Federal de Protección de Datos e Información (FDPIC). Cuando se aplique el RGPD, puede presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente, en particular en el país de la UE/EEE de su residencia habitual, lugar de trabajo o la supuesta infracción. El Comité Europeo de Protección de Datos publica una lista de autoridades.

15. Cambios en este aviso

Podemos actualizar este aviso cuando cambien el servicio o los requisitos aplicables. La fecha anterior identifica esta versión. Los cambios sustanciales se comunicarán de forma adecuada cuando sea necesario; revise el aviso actual al utilizar el servicio.